Processo amministrativo telematico: come si depositano atti e documenti

Spero di fare cosa utile e gradita per i giovani Avvocati presentando questo articolo tratto dal “quotidianogiuridico.it”. Chi non è del mestiere può evitare di leggerlo.

Processo amministrativo telematico: come si depositano atti e documenti

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Fonte e link: http://www.quotidianogiuridico.it/documents/2016/05/30/processo-amministrativo-telematico-come-si-depositano-atti-e-documenti

lunedì 30 maggio 2016

di Reale Maurizio – Avvocato in Teramo

Il 21 marzo 2016, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 67, il decreto 16 febbraio 2016, n. 40 del Presidente del Consiglio dei Ministri, contenente le regole e specifiche tecniche per l’attuazione del processo amministrativo telematico (PAT). Il seguente contributo, l’ultimo dello Speciale del Quotidiano Giuridico sull’argomento, si occupa della modalità di deposito di atti e documenti.

D.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40 (G.U. 21 marzo 2016, n. 67)

Prima di passare in rassegna le modalità con cui, dal 1 luglio 2016, dovranno essere depositati gli atti di parte, è opportuno informare i lettori di una importante precisazione resa dalla dott.ssa Ines Pisano, Consigliere del TAR Lazio, magistrato responsabile vicario del Servizio Centrale per l’Informatica e la Tecnologia dell’amministrazione la quale, nel corso dell’intervista rilasciata il 26 maggio 2016 a “Ius Law Web Radio”, la radio “da colleghi a colleghi” ideata dagli amici Valentina Carollo e Andrea Pontecorvo, ha categoricamente escluso che il processo amministrativo telematico, quanto all’obbligatorietà, possa subire nuovi rinvii e quindi ha confermato che, dal primo luglio 2016, tutti gli atti di tutte le parti del processo dovranno essere depositati esclusivamente con modalità telematiche.

Ciò premesso, vediamo come, in concreto, tutte le parti del processo (difensori, magistrati, ausiliari del giudice e finanche le parti private quando possono stare in giudizio senza l’assistenza tecnica come ad esempio, nei ricorsi elettorali) dovranno depositare i rispettivi atti e quali saranno le norme alle quali, dal 1 luglio 2016, dovranno fare riferimento.

Attenta e scrupolosa dovrà essere la lettura delle seguenti norme:

– art. 136 comma 2 e comma 2 bis del codice del processo amministrativo;

– art. 9 regole tecniche (DPCM 16.02.2016 n. 40 in GU del 21.3.2016)

– artt. 6,7,8 e 9 specifiche tecniche (DPCM 16.02.2016 n. 40 in GU del 21.3.2016)

L’art. 136 del codice del processo amministrativo dispone infatti che:

Cosa accadrà per i procedimenti pendenti alla fine di giugno non è stato ancora chiarito; le norme sin ora emanate nulla prevedono nello specifico per cui non è da escludersi (anzi è molto probabile o comunque auspicabile) apposito intervento normativo che possa risolvere il problema o nel senso di far proseguire (magari fino ad una certa data) i procedimenti pendenti mediante il deposito analogico di atti e documenti o, estendendo anche a tali procedimenti, sin da 1 luglio 2016, l’esclusività del deposito telematico.

La lettura del regolamento e delle specifiche tecniche contenute nel D.P.C.M. del 16 febbraio 2016 n. 40 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 21.3.2016 non lasciano spazio a differenti interpretazione per cui, dal 1 luglio 2016, il ricorso introduttivo, le memorie, il ricorso incidentale, i motivi aggiunti e qualsiasi altro atto del processo, anche proveniente dagli ausiliari del giudice, dovranno essere redatti in formato di documento informatico sottoscritto con firma digitale.

L’atto del processo in forma di documento informatico dovrà essere depositato esclusivamente nei seguenti formati:

  1. a) PDF – PDF/A ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti. Non è ammessa la scansione di copia per immagine.
  2. b) testo piano senza formattazione (estensione TXT);
  3. c) testo formattato (estensione RTF);
  4. d) archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRAR (estensione rar), nei formati di cui alle lettere precedenti.

Attenzione quindi perché NON E’ AMMESSA LA SCANSIONE DI COPIA PER IMMAGINE; ciò significa che l’atto prodotto, redatto, realizzato dal difensore, dalla parte quando la stessa può stare in giudizio senza l’assistenza tecnica, dall’ausiliario del giudice e dallo stesso giudice NON POTRA’ ESSERE STAMPATO E POI SCANSIONATO MA DOVRA’ NECESSARIAMENTE ESSERE TRASFORMATO IN PDF SENZA SCANSIONE DAL SOFTWARE CON IL QUALE LO STESSO E’ STATO REALIZZATO essendo ciò previsto dalle regole e specifiche tecniche del processo amministrativo telematico le quali fanno (indirettamente) riferimento all’art. 20 del codice dell’amministrazione digitale.

Tale regola subisce solo alcune eccezioni relative a quelle ipotesi (eccezionali) in cui l’atto introduttivo deve nascere per forza come atto cartaceo, come ad esempio:

riassunzione del giudizio davanti al giudice amministrativo per difetto di giurisdizione dichiarata dal giudice ordinario prima del 1 luglio 2016 (tranne che anche davanti al giudice ordinario l’atto introduttivo non sia stato depositato sotto forma di documento informatico);

trasposizione dal ricorso straordinario;

riassunzione innanzi al Tar competente di ricorso incardinato presso altro TAR prima del 1 luglio 2016. Sul punto e per ulteriori approfondimenti, suggerisco la lettura del “vademecum semplice per depositi telematici dellavvocato” redatto dalla dott.ssa Ines Pisano, Consigliere del TAR Lazio, magistrato responsabile vicario del Servizio Centrale per l’Informatica e la Tecnologia dell’amministrazione.

Vero poi è che le regole e specifiche tecniche del processo amministrativo telematico consentono anche il deposito dell’atto nel formato .txt o .rtf ma, sul punto, è doveroso riportare la corretta e acuta osservazione presente nell’articolo pubblicato (qualche giorno dopo l’emanazione delle citate regole e specifiche tecniche) dal gruppo di lavoro della FIIF (Fondazione Italiana per lInnovazione Forense):

Per quanto riguarda gli atti del processo si permette la redazione degli stessi in tre formati, vale a dire PDF – PDF/A, TXT e RTF (la quarta ipotesi è quella dell’allegazione di un archivio compresso purché contenente atti redatti nei formati precedenti), ingenerando così un possibile contrasto con l’art. 9, che può essere così schematizzato:

– l’art. 9 delle regole tecniche impone che gli atti del processo amministrativo vengano sottoscritti con firma digitale;

– l’art. 12, comma VI, delle specifiche tecniche impone che la struttura della firma digitale sia PAdES-BES

– tale tipologia di firma digitale può però essere apposta solo su documenti che siano in formato PDF, non su documenti che nascano in formato RTF o TXT.

Evidentemente, proprio al fine di superare tale possibile contrasto e di assicurare la piena operatività delle specifiche tecniche, l’art. 6, comma 5, delle specifiche tecniche ha previsto quindi che l’unico atto da firmare digitalmente sia in realtà il MODULO DEPOSITO e non i singoli atti del processo e che, attraverso tale operazione, la firma digitale si intende estesa a tutti i documenti in essi contenuti”.

Individuati i formati ai quali bisognerà fare riferimento per la predisposizione degli atti del processo, bisognerà fare attenzione al tipo di firma digitale da utilizzare per sottoscrivere gli atti e/o il MODULO DI DEPOSITO in quanto nel P.A.T. non è ammesso il formato CAdES (quello che, a sottoscrizione digitale apposta, aggiunge al file l’estensione .p7m) ma solo quello PAdeS BES con la firma inserita all’interno del documento informatico.

Quanto ai documenti allegati e alla procura alle liti (alla quale è stato dedicato il precedente articolo) possono essere depositati esclusivamente nei seguenti formati:

  1. a) PDF ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti;
  2. b) testo piano senza formattazione (estensione TXT);
  3. c) Extended Markup Language (estensione xml);
  4. d) Immagini (estensioni: jpg, jpeg, gif, tiff, tif);
  5. e) messaggi di posta (estensioni: eml, msg), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti;
  6. f) archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRAR (estensione rar), nei formati di cui alle lettere da a) a f).

Il deposito di documenti in formato Immagini e di documenti PDF ottenuti da copia per immagini di originali cartacei è ammesso esclusivamente nel caso in cui i documenti originali siano disponibili solo in versione cartacea.

L’involucro, la “busta” nella quale dovranno trovare posto gli atti e i documenti ai fini del deposito telematico è il c.d. MODULO DEPOSITO il cui download dovrà essere effettuato dal Portale della Giustizia Amministrativa, modulo che andrà completato con le informazioni che il difensore dovrà obbligatoriamente inserire prima di effettuarne l’invio tramite la PEC (modalità ordinaria) o UPLOAD (modalità secondaria da utilizzarsi solo in caso di comprovata impossibilità tecnica del sistema informatico della cancelleria a ricevere la PEC o in caso di “dimensione” del modulo superiore a 30 MB):

Il deposito del ricorso introduttivo e dei relativi allegati, sarà quindi effettuato utilizzando il modulo denominato ModuloDepositoRicorso, scaricabile dal “Portale dell’Avvocato” e da compilare secondo le indicazioni ivi rese disponibili.

Il deposito degli atti successivi al ricorso introduttivo e dei relativi allegati, sarà effettuato utilizzando l’apposito modulo, denominato ModuloDepositoAtto, anch’esso scaricabile dal “Portale dell’Avvocato”, in cui dovrà essere indicato il numero di ricorso generale attribuito dal S.I.G.A. al momento del deposito telematico del ricorso introduttivo.

Il ModuloDepositoRicorso e il ModuloDepositoAtto sono in formato PDF, e dovranno essere sottoscritti con firma digitale PAdES e tale firma si intenderà (virtualmente) estesa a tutti i documenti allegati e quindi contenuti nel modulo.

Il ModuloDepositoRicorso e il ModuloDepositoAtto saranno inseriti nel sistema informatico che tratta in forma automatica i dati in essi contenuti. Il S.I.G.A. prevede funzionalità per la verifica e l’integrazione delle informazioni da parte del personale di Segreteria.

Il deposito dell’atto introduttivo, dei relativi allegati e degli altri atti di parte si dovrà effettuare tramite PEC.

L’invio tramite PEC dell’atto introduttivo, dei relativi allegati e degli altri atti di parte dovrà essere effettuato dalla casella PEC del difensore alla casella PEC della sede giudiziaria adita pubblicata sul Sito Istituzionale.

Il difensore dovrà selezionare, quale tipo di ricevuta, la “ricevuta completa” sulla propria casella PEC prima di inviare ilModuloDepositoRicorso o il ModuloDepositoAtto.

Effettuato l’invio, il difensore riceverà automaticamente:

  1. a) dal proprio gestore, un messaggio PEC di avvenuta accettazione della PEC di deposito, con indicazione delladata e dell’ora di accettazione;
  2. b) successivamente, dal gestore dell’Amministrazione, un messaggio di avvenuta consegna della PEC di deposito.

Il S.I.G.A. invierà all’avvocato, entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna, un ulteriore messaggio PEC, denominato “registrazione di deposito”, nel quale sarà indicato il numero progressivo di protocollo assegnato e l’elenco di tutti gli atti e documenti trasmessi con il ModuloDepositoRicorso o il ModuloDepositoAtto.

Ai fini del rispetto dei termini processuali, una volta ricevuto il messaggio dal SIGA “registrazione di deposito”, il deposito si considera effettuato nel momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione della PEC in quanto è opportuno ribadire che, a differenza del processo civile telematico, dove la tempestività del deposito è attestata dalla ricevuta di avvenuta consegna, nel processo amministrativo telematico è la ricevuta di accettazione ad attestarne la tempestività a condizione, naturalmente, che poi il deposito sia andato a buon fine.

Il messaggio di “registrazione di deposito” contiene le indicazioni sulle eventuali anomalie di carattere tecnico riscontrate nel deposito.

Se il deposito non potrà essere elaborato dal S.I.G.A. a causa del mancato rispetto delle caratteristiche tecniche, il mittente riceverà a mezzo PEC, nello stesso termine di cui al comma 4, un messaggio di “mancato deposito”, attestante il mancato perfezionamento del deposito.

L’avvenuta registrazione del deposito può essere verificata anche attraverso l’apposita funzione del Portale dell’Avvocato.

Nel caso di messaggi eccedenti il limite di capacità della casella di posta certificata del mittente, il S.I.G.A. consente il frazionamento del deposito del ricorso introduttivo e dei relativi allegati. In tal caso, nel primo modulo inviato, deve essere inserito l’indice di tutti i documenti in corso di deposito, mentre nei successivi invii deve farsi riferimento al primo modulo inviato.

Nel caso in cui non sia possibile, per comprovate ragioni tecniche, il deposito con PEC, come attestato dal messaggio di cui all’articolo 7, comma 7, o nel caso in cui la dimensione del documento da depositare superi i 30 MB, è consentito il caricamento diretto “UPLOAD” attraverso il Sito Istituzionale, e ciò anche qualora il deposito del ricorso introduttivo sia stato effettuato a mezzo PEC.

IL NOSTRO COMMENTO: Clicca Qui per maggiori chiarimenti

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Categorie:Giustizia

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